17 mẹo và thủ thuật dành cho nhóm mà bạn không biết là mình cần

Như vậy, bạn đã biết cách hoạt động của Microsoft Teams. Và vượt qua những rào cản để giữ kết nối với những đồng nghiệp ở xa. Nhưng bạn có thực sự tận dụng tối đa trải nghiệm Nhóm của mình không? Ứng dụng duy nhất này thực sự là một trung tâm năng suất tại nơi làm việc. Và có thể giúp bạn hoàn thành công việc hàng ngày trong thời gian ngắn hơn. Chúng tôi đã tổng hợp một số cách để bắt đầu tích hợp vào quy trình làm việc của bạn với Nhóm.

Từ tiết kiệm thời gian đến cải thiện sự tập trung, hãy sử dụng các mẹo này để cải thiện năng suất của bạn với Microsoft Teams.

Nội dung

Mẹo để tăng năng suất

1. Tìm hiểu các lệnh chung

Bạn có biết rằng thanh tìm kiếm trong Teams hoạt động như một dòng lệnh không? Nhập lệnh được công nhận để thực hiện các phím tắt cho một số tác vụ phổ biến nhất: / tệp để xem các tệp gần đây của bạn, / chưa đọc để xem hoạt động mới và / gọi để thực hiện cuộc gọi, chỉ cần đặt tên cho một số. Kiểm tra danh sách các lệnh được chấp nhận hiện tại trên trang web của Microsoft.

2. Bật Không làm phiền

Ping liên tục từ các tin nhắn đến có thể là một yếu tố giết chết năng suất khi bạn đang cố gắng tập trung. Tắt những phiền nhiễu không mong muốn đó bằng cách bật chế độ Không làm phiền. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng hồ sơ trong Nhóm. Đặt trạng thái của bạn thành không làm phiền (hoặc nhập / dnd vào thanh tìm kiếm.)

Bạn muốn đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn quan trọng nào từ sếp khi bạn đang ẩn? Chỉ cần đặt quyền truy cập ưu tiên cho bất kỳ ai có tin nhắn. Người dùng có thể có quyền truy cập ưu tiên trong cài đặt quyền riêng tư của bạn.

3. Sử dụng @mention để gửi và lọc tin nhắn

Gửi tin nhắn nhanh cho đồng nghiệp không có nghĩa là bạn cần phải rời khỏi công việc đang làm. và tìm các cuộc trò chuyện của họ trong nhóm. Chỉ cần gõ trực tiếp biểu tượng @ vào thanh tìm kiếm để tìm tên của họ và gửi tin nhắn từ bất kỳ đâu trong ứng dụng.

@mentions cũng hữu ích để lọc hoạt động gần đây và ưu tiên các tin nhắn được gửi cho bạn. Khi ở trong nguồn cấp dữ liệu hoạt động, hãy nhấp vào nút bộ lọc và chọn @mentions từ menu thả xuống.

4. Đánh dấu tin nhắn là chưa đọc

Bạn đã bao giờ đọc một tin nhắn mà bạn không có thời gian để giải quyết ngay lập tức. Nhưng quên khoanh tròn và sử dụng đội? Microsoft Teams cho phép bạn đánh dấu thư là chưa đọc. Bằng cách nhấp vào dấu ba chấm bên cạnh tin nhắn trong nguồn cấp dữ liệu trò chuyện hoặc hoạt động.

đánh dấu nội dung

Bạn muốn lưu thông tin quan trọng cho sau này? Nhấp vào biểu tượng dấu trang để đảm bảo bạn có thể tìm thấy nó một cách dễ dàng. Xem dấu trang của bạn bằng cách nhập / lưu vào thanh tìm kiếm.

Mẹo tổ chức

Có rất nhiều nội dung theo nhóm. Những lời khuyên này sẽ giúp bạn luôn ngăn nắp.

5. Các đội và kênh yêu thích

Có nhóm và kênh cụ thể nào mà bạn truy cập nhiều nhất trong ngày không? Giữ chúng ở đầu danh sách bằng cách đánh dấu chúng là mục yêu thích. Nhấp vào ba dấu chấm bên cạnh tên nhóm hoặc kênh và chọn Mục yêu thích.

6. Sắp xếp lại các đội bằng cách kéo và thả

Các nhóm yêu thích sẽ đặt chúng vào một danh mục riêng ở đầu ngăn, nhưng bạn cũng có thể kiểm soát vị trí của các nhóm khác trong danh sách chung. Chỉ cần nhấp và kéo một nhóm theo hướng bạn muốn. Khi danh sách chuyển sang màu xám, bạn có thể đưa nó vào vị trí.

7. Nhóm người dùng thành thẻ – Sử dụng nhóm

Đôi khi hữu ích khi tạo các nhóm con trong một nhóm dựa trên vai trò, dự án hoặc vị trí. Hashtags giúp bạn làm điều đó, giúp bạn dễ dàng @mention hoặc bắt đầu cuộc trò chuyện với mọi người trên hashtag. Thêm và quản lý hiệu quả các thẻ trong tùy chọn Microsoft Teams.

8. Thêm nhãn tùy chỉnh

Thêm tab mới vào nhóm hoặc trò chuyện riêng tư

Mỗi kênh mới được định cấu hình sẵn với hai tab: Cuộc trò chuyện và Tệp. Nhưng người dùng có thể thêm các tab tùy chỉnh cho các công cụ, trang web và ứng dụng bên thứ ba khác của Microsoft 365, cho phép bạn thực hiện các tác vụ mà không cần chuyển sang cửa sổ mới.

kỹ năng tương tác

Làm sống động cuộc trò chuyện với những ý tưởng hấp dẫn này.

9. Thêm dòng chủ đề

Thu hút sự chú ý và làm gián đoạn cuộc trò chuyện bằng cách thêm dòng chủ đề vào tin nhắn của bạn. Dòng chủ đề là một trong những tùy chọn định dạng văn bản đa dạng thức được tìm thấy trong ngăn dạng xem mở rộng xuất hiện khi bạn bấm vào nút Định dạng bên dưới hộp thông báo. Định dạng văn bản đa dạng thức cũng cho phép bạn thay đổi kích thước, độ dày và màu văn bản, thêm liên kết và thậm chí kết hợp danh sách được đánh số và đánh dấu đầu dòng.

10. Gửi hình dán và ảnh GIF

Một bức tranh nổi xung quanh. Kết hợp hình dán và ảnh GIF để truyền tải suy nghĩ và cảm xúc của bạn về sự bất công trong văn bản bằng cách chọn một trong hai tùy chọn bên dưới hộp tin nhắn.

11. Bảng khảo sát với các cuộc thăm dò

Nếu bạn không thấy biểu tượng Biểu mẫu, hãy nhấp vào nút Tùy chọn khác của Tiện ích mở rộng tin nhắn và chọn Biểu mẫu.

Tại sao không sử dụng các cuộc thăm dò để thu thập phản hồi hiệu quả hơn thay vì nhập câu hỏi vào kênh? Nhấp vào biểu tượng biểu mẫu bên dưới hộp tin nhắn để tạo và gửi cuộc thăm dò trong Nhóm.

12. Gửi thông báo khẩn cấp

Để đảm bảo mọi người chú ý đến tin nhắn của bạn, hãy đánh dấu nó là quan trọng hoặc khẩn cấp.

Cần phản hồi ngay lập tức? Nhấp vào dấu chấm than bên dưới hộp thư để đánh dấu thư là quan trọng trước khi nhấn gửi. Người nhận sẽ nhận được thông báo hai phút trong 20 phút tiếp theo hoặc cho đến khi tin nhắn được đọc.

Mẹo họp tốt hơn

Đưa các cuộc họp ảo của bạn lên một tầm cao mới với các mẹo họp Microsoft Teams này.

13. Bắt đầu cuộc gọi trực tiếp trong trò chuyện

Thật dễ dàng để biến một cuộc trò chuyện bằng văn bản thành cuộc trò chuyện cần thảo luận thêm. Bắt đầu cuộc gọi nhanh ngay trong cuộc trò chuyện. Bằng cách nhấp vào nút cuộc gọi video hoặc âm thanh.

14. Làm mờ nền của bạn

Nhiều người trong chúng ta tiếp tục làm việc tại nhà. Vì vậy, có thể có những thứ bạn không muốn mọi người ở nơi làm việc nhìn thấy. Loại bỏ những thứ gây xao nhãng bằng cách làm mờ phông nền của bạn, chẳng hạn như bọn trẻ chơi trò chơi siêu nhân hoặc đồ giặt bẩn của tuần trước. Bạn có thể tìm thấy tính năng này bằng cách nhấp vào dấu chấm lửng ở cuối cuộc gọi điện video.

15. Ghi lại và ghi lại các cuộc họp của bạn

Ghi lại các cuộc họp ảo rất hữu ích cho việc xem xét sau này. Sau khi bạn bắt đầu ghi từ trang tổng quan cuộc họp Nhóm, bản sao của cuộc họp sẽ được lưu vào Microsoft Stream để mọi người truy cập một cách an toàn. Bạn cũng có thể tạo bản ghi cuộc họp bằng chức năng gốc trong Luồng.

16. Biên bản họp

Biên bản cuộc họp sẽ giúp bạn và các thành viên khác trong nhóm tóm tắt những điểm chính trước. Trong và sau các cuộc họp nhóm. Nút biên bản cuộc họp tạo một biểu mẫu ở bên cạnh để ghi biên bản cuộc họp. Tương tự như một cuộc trò chuyện. Sau khi tham gia cuộc họp, hãy chuyển đến các tùy chọn khác

17. Sử dụng Team với chế độ cùng nhau

Một trong những tính năng mới nhất trong Microsoft Teams, Chế độ cùng nhau đặt tất cả những người tham gia cuộc họp trên một nền tảng dùng chung, cho phép tất cả họ ngồi trong cùng một phòng (như khán phòng hoặc quán cà phê). .) Chế độ nền trong các tùy chọn cuộc gọi của bạn.

Mẹo để quản lý tốt hơn khi sử dụng Nhóm

Ngay cả khi bạn đã điều hướng thành công “Áp dụng nhóm từ xa”. Bạn có thể nhận ra rằng quản lý Nhóm trong nội bộ là một dự án đòi hỏi nhiều lao động. Đây là nơi mà nhiều công ty đánh giá cao giá trị của các nền tảng nâng cao của bên thứ ba. Loại bỏ các công việc hợp pháp khỏi quản lý nhóm.

Powell Teams là một giải pháp tất cả trong một do Powell Software tạo ra. Một nhà cung cấp phần mềm năng suất tại nơi làm việc từng đoạt giải thưởng. Và trở thành thành viên của Mạng đối tác của Microsoft để sử dụng Teams. Nền tảng nâng cấp trải nghiệm Nhóm trên toàn tổ chức của bạn với trang tổng quan có thể tùy chỉnh, mẫu không mã, v.v. Powell Teams có thể được tải xuống trực tiếp từ cửa hàng Microsoft Teams.

Tự hỏi chúng tôi có những mẹo và thủ thuật nào khác của Microsoft Teams? Bắt đầu dùng thử miễn phí Powell Teams ngay hôm nay chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Viết một bình luận